Conheça boas ferramentas colaborativas para engajar os colaboradores online
Postado em 19/08/2021
Ferramentas colaborativas são softwares e aplicativos que facilitam a comunicação da equipe e a organização de todo o trabalho online. Diferentemente de sistemas de gestão que são acessados por um único usuário e quase nunca têm recursos para conectar pessoas, essas ferramentas permitem que vários colaboradores conversem por chat e videochamada, compartilhem arquivos e troquem informações em tempo real.
Por serem baseadas na nuvem, elas oferecem um verdadeiro ambiente de trabalho virtual. Assim, os colaboradores conseguem organizar projetos, distribuir e acompanhar tarefas, fazer reuniões, editar arquivos de forma colaborativa e reproduzir as mesmas atividades do escritório físico na internet.
Mas eu preciso dessas ferramentas no meu negócio?
Mesmo antes da imposição do distanciamento social imposto pela pandemia esses recursos já estavam sendo adotados pelas organizações como forma de aumentar a produção e garantir integração entre os times organizacionais.
Em casa ou no escritório, o trabalho em equipe continua sendo fundamental para aumentar a produtividade e atingir os objetivos do negócio — a diferença é que no primeiro caso ele será feito online.
Vamos às ferramentas mais populares.
Vamos começar pelo kit de ferramentas colaborativas mais conhecido da internet: o Google Worspace, versão atual do antigo G Suite. Ele é um conjunto de serviços — Gmail comercial, Drive, agenda, chat, documentos, planilha, apresentação, dentre outros serviços — que pode ser personalizado com o domínio da empresa. Por exemplo: ao invés de ter um e-mail @gmail.com, contratando um pacote de serviço, o seu e-mail comercial passar a ser @suaempresa. Essa personalização é apenas o primeiro passo, pois seu negócio precisa de mais ferramentas para funcionar além do e-mail.
Atualmente, o plano mais básico para empresas sai R$ 24,30 por usuário ao mês.
O Trello já se consagrou como uma das plataformas de produtividade mais utilizadas no mundo dos negócios. Assim como está escrito na página inicial do site oficial, o Trello é uma ferramenta que permite trabalhar com mais colaboração e ter mais produtividade. Isso é feito a partir de quadros, listas, cartões, que você pode organizar de acordo com: urgência, formato ou da forma que preferir.
Dessa forma, o Trello possibilita que o usuário trabalhe com times de todos os tamanhos e com as mais variadas finalidades que vão desde o planejamento da próxima viagem em família à gestão de projetos e equipes de uma multinacional. O que o torna uma ferramenta incrível de planejamento e aumento da produtividade.
O Trello é gratuito, mas existe também uma versão paga. Tudo vai depender das funcionalidades que você precisa utilizar na ferramenta.
A Zoom ganhou muito destaque após a pandemia e é a ferramenta de videoconferência mais popular entre as empresas e líder de mercado na categoria.
O Zoom Meetings é uma ferramenta de videoconferência voltada para ambientes corporativos que suporta reuniões com até 500 participantes e 10 mil expectadores no modo webinar. Muito utilizada no meio empresarial, a solução se destaca pela estabilidade da conexão em qualquer dispositivo.
No plano gratuito, você poderá receber até 100 participantes na sala virtual e fazer reuniões em grupo de até 40 minutos.
O Microsoft Teams vem ganhando espaço no mercado de ferramentas colaborativas pela praticidade e variedade de recursos. O software foi desenvolvido para controlar, organizar e desenvolver o trabalho individual ou de grandes e pequenas equipes. Ele funciona como um ambiente de trabalho virtual.
O aplicativo é um grande ambiente de trabalho virtual, com todas as funções mais comuns dentro das grandes empresas: reuniões por voz e vídeo, chats privados, otimização de agenda e compartilhamento de arquivos. Ele permite fazer reuniões online por vídeo com até 250 pessoas e oferece 10 GB de espaço de armazenamento para arquivos da equipe, além de incluir o compartilhamento de tela e edição colaborativa de documentos do Microsoft Word, PowerPoint e OneNote.
A versão gratuita é uma das mais completas, com direito a chamadas de vídeo, chat ilimitado, compartilhamento e edição de arquivos pelo tempo que você quiser.
Slack é uma plataforma de comunicação comercial em que pessoas e grupos podem se comunicar e compartilhar tarefas e arquivos. Ela é adotada por diversas empresas visando aumentar não apenas a produtividade como também ampliar a comunicação entre funcionários.
O diferencial da plataforma é a organização das conversas em canais, que permitem que todos encontrem informações importantes de colegas e líderes em arquivos pesquisáveis. Além disso, o Slack possibilita que você separe os grupos por projeto, compartilhe arquivos, faça videochamadas e colabore com funcionários, clientes e fornecedores.
Para conversar com determinada pessoa, basta procurá-la na busca do workspace e enviar uma mensagem ou reativar o chat caso já tenha iniciado uma conversa em outro momento. Os registros particulares ficam agrupados em "Mensagens diretas".
Na versão gratuita é possível ter acesso a 10 mil mensagens mais recentes da sua equipe, 10 integrações com outros aplicativos como Google Drive, Office 365, etc e ter chamadas individuais de voz e vídeo entre colegas de equipe.
A monday.com é uma ferramenta online usada para gerenciar projetos, processos ou trabalho diário. Entre seus recursos, a plataforma inclui mais de cem receitas de automação e integrações com outros aplicativos de trabalho. Além disso, é customizável e pode ser útil para empresas de diferentes tamanhos.
Basicamente, você pode gerenciar todas as áreas da empresa, ter uma visão geral do trabalho de qualquer equipe e criar workflows 100% online.
Embora seja pago, o produto oferece funcionalidades interessantes para o ambiente corporativo, como rastreamento de tempo das tarefas e automatizações de mensagens.
sana é um uma ferramenta de gestão de projetos e equipes ágil e intuitiva, baseada na metodologia kanban. Com ela, é possível organizar seus projetos em fluxos de trabalho otimizados, de forma que os integrantes foquem na execução de cada tarefa sem perder a visão do todo. Assim, com a Asana, o gerenciamento de projetos fica mais visual e fluido. Além disso, é possível acompanhar os resultados, performance individual e o andamento do trabalho, tornando o processo mais produtivo e reduzindo falhas de comunicação e erros.
Outra vantagem é que a Asana pode ser integrado a diversos aplicativos como o próprio Microsoft Teams, Slack e Gmail.
A Asana é grátis para até 15 pessoas. Se quiser usufruir de recursos Premium em uma equipe ou espaço de trabalho, ou ainda se precisar de recursos de administrador na sua organização, você tem a opção de fazer upgrade, o que ampliará também o número de membros.
O Basecamp é uma ferramenta paga de gerenciamento de projetos. É útil para empresas que podem utilizá-la para organizar fluxos de trabalho, emitindo relatórios e cronometrando atividades.
Entre os recursos disponíveis, estão painéis de mensagens, checklists, agendas, documentos online, chats online e check-ins automáticos de tarefas. Ela é dividida em atividades, projetos, bate-papos, calendários, dentre outras funcionalidades que abarcam diversas fases do projeto, do planejamento à análise.
Como não tem versão gratuita (é possível testá-la por 30 dias).
